Fonds Dynamique, une division de Gestion mondiale d’actifs Scotia¹(« nous »), tient à faire bénéficier les épargnants des normes de service les plus élevées. Dans cette optique, nous nous efforçons de protéger votre vie privée et de préserver la confidentialité des renseignements personnels que vous nous fournissez. Nos pratiques de gestion des renseignements personnels respectent les lois en matière de protection de la vie privée.

Ce qui suit est une description de notre politique de confidentialité sur la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels que vous nous fournissez ou qui nous sont transmis par d’autres sources. Nous vous présentons ladite politique sous forme de questions et de réponses.

1. Notre cadre de protection de la vie privée
2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
3. Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?
4. Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels?
5. Pourquoi communiquons-nous vos renseignements personnels?
6. Comment protégeons-nous et conservons-nous les renseignements personnels?
7. Comment veillons-nous à l’exactitude des renseignements personnels?
8. Comment refuser de consentir ou retirer votre consentement?
9. Comment accéder à vos renseignements personnels ou les mettre à jour?
10. Comment pouvons-nous vous aviser des modifications apportées à la présente Entente sur la confidentialité?
11. Politiques et procédures concernant les renseignements personnels
12. Pour communiquer avec nous

1. Notre cadre de protection de la vie privée

Nous suivons le cadre pour la protection de la vie privée établi par la Banque Scotia. Il définit la structure et les responsabilités visant à assurer la sécurité et le respect des renseignements personnels. Ce cadre est supervisé par le Bureau de protection de la vie privée, dirigé par le responsable mondial de la protection de la vie privée. Vous pouvez communiquer avec le responsable mondial de la protection de la vie privée aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Entente sur la confidentialité.

2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Les renseignements personnels désignent toute information permettant de vous identifier. Ils peuvent comprendre votre âge, votre état matrimonial, vos antécédents professionnels, votre numéro d’assurance sociale, vos antécédents de crédit, votre adresse du domicile, votre adresse courriel personnelle et votre numéro de téléphone à domicile.

3. Comment obtenons-nous vos renseignements personnels?

Nous obtenons les renseignements que vous nous transmettez ou qui nous sont transmis par votre représentant avec votre consentement. Nous pouvons également obtenir vos renseignements par l’intermédiaire d’autres sources, y compris nos sociétés affiliées et d’autres institutions financières.

4. Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons et utilisons des renseignements personnels pour établir notre relation avec vous et vous fournir un service d’excellence. Votre signature, vos antécédents financiers, votre situation financière actuelle, votre numéro d’assurance sociale, votre âge et d’autres renseignements personnels similaires nous permettent :

• d’établir votre identité;

• d’évaluer votre admissibilité à nos produits de placement et à nos services;

• de continuer à vous offrir l’éventail complet de produits et services qui, selon nous, répondront à vos besoins changeants;

• d’assurer votre protection et la nôtre contre l’erreur et la fraude;

• de remplir les obligations réglementaires ou contractuelles relatives aux produits et services qui vous sont fournis.

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• vous identifier;

• assurer l’exactitude de nos dossiers;

• établir et gérer votre compte;

• exécuter vos opérations;

• conserver, stocker, enregistrer et déterminer vos avoirs et vos relevés de transaction;

• vérifier les renseignements fournis antérieurement, s’il y a lieu;

• veiller à ce que vos représentants et vous receviez des relevés de compte et des renseignements relatifs au compte;

• vous fournir des états financiers, des reçus fiscaux, des procurations adressées par la poste, des confirmations d’opération et tout autre renseignement requis pour la gestion de votre compte;

• vous offrir un service à la clientèle et un soutien de qualité pour vous aider à répondre à vos besoins de placement;

• développer et offrir des produits et services supplémentaires qui, selon nous, pourraient vous intéresser;

• protéger les intérêts de Fonds Dynamique quant à la perception de dettes;

• réaliser des analyses de données;

• prévenir et détecter les fraudes et les activités criminelles;

• répondre aux exigences légales et réglementaires.

5. Pourquoi communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous n’effectuons pas la vente ni la distribution des renseignements personnels de nos clients. La confidentialité et la protection des renseignements personnels de notre clientèle comptent parmi nos principes fondamentaux. Toutefois, nous pourrions communiquer vos renseignements à d’autres personnes externes dans les circonstances précises suivantes, notamment :

Fournisseurs de services tiers. Nous engageons des fournisseurs de services tiers afin qu’ils exécutent des services pour vous. Nous leur transmettons des renseignements limités afin qu’ils puissent offrir des services, y compris le traitement de données, la préparation et l’envoi de relevés du client, l’entreposage de documents et la numérisation. Seule l’utilisation de ces renseignements dans le cadre de leurs fonctions est permise. Les fournisseurs de services tiers ne peuvent divulguer les renseignements.

Votre conseiller financier. Nous communiquons vos renseignements à votre conseiller financier et au courtier auprès duquel il est inscrit. Nous pourrions également communiquer avec d’autres institutions financières ou sociétés de fonds communs de placement afin d’obtenir tout autre renseignement nécessaire à la gestion de votre compte.

Dans la mesure permise ou requise par la loi. Fonds Dynamique est contrainte de divulguer des renseignements personnels pour répondre à une loi, à un règlement, à une ordonnance, à une assignation, à une demande valide, à un mandat de perquisition ou à toute autre demande ou requête légalement valide. Nous pouvons également divulguer des renseignements à nos comptables, auditeurs, mandataires et avocats dans le cadre de la mise en application ou de la protection de nos droits.

Réorganisation d’entreprise. À l’avenir, nous pourrions réorganiser notre entreprise ou simplifier des aspects de nos activités pour soutenir notre croissance. Puisque nos activités reposent sur le lien établi avec nos clients, nous pouvons divulguer des renseignements personnels à un tiers dans le cadre d’une fusion, d’une réorganisation, d’un transfert ou du financement d’entités de l’entreprise. Les tiers ne peuvent divulguer ces renseignements.

Communication des renseignements aux membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia. Nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia qui fournissent des services opérationnels, administratifs et de soutien en notre nom afin de respecter nos obligations légales et réglementaires, de prévenir la fraude et d’effectuer des analyses.

Des membres du groupe de sociétés de la Banque Scotia sont établis à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada et ils peuvent accéder à vos renseignements personnels à partir des États-Unis ou d’un autre territoire de compétence et les traiter. Pour obtenir la liste des principales filiales et sociétés affiliées de la Banque Scotia, veuillez consulter le plus récent rapport annuel.

6. Comment protégeons-nous et conservons-nous les renseignements personnels?

Des politiques, procédures, directives et mesures de sécurité sont mises en place pour assurer la protection de vos renseignements personnels. L’accès de nos employés et fournisseurs de services à vos renseignements personnels leur permet de s’acquitter pleinement de leurs fonctions. Les renseignements personnels recueillis auprès de vous sont utilisés aux fins précisées seulement et sont conservés pendant la période de temps nécessaire pour offrir un service ou répondre à une exigence juridique.

Vos renseignements personnels sont conservés sous forme électronique ou sur microfilm ou support papier aux bureaux de Fonds Dynamique, ses sociétés affiliées ou ses tiers fournisseurs de services. Vos renseignements peuvent également être conservés dans des installations hors site sécurisées.

7. Comment veillons-nous à l’exactitude des renseignements personnels?

Nous devons disposer, dans nos dossiers, de renseignements exacts, complets et à jour afin de pouvoir fournir nos produits et services, et nous avons mis en place des processus qui nous permettent de satisfaire à cette exigence.

Nous comptons également sur votre collaboration pour nous fournir des renseignements exacts et complets. Si vos renseignements personnels changent, sont périmés ou deviennent inexacts, veuillez nous en informer en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous pour que nous puissions mettre à jour nos dossiers.

8. Comment refuser de consentir ou retirer votre consentement?

Vous pouvez retirer votre consentement à l’égard de l’utilisation de vos renseignements personnels en communiquant avec Fonds Dynamique, moyennant un préavis raisonnable. Des exigences juridiques ou autres peuvent vous empêcher de retirer votre consentement, et votre décision de retirer vos renseignements personnels peut limiter votre accès à nos produits et services.

Si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez le faire en tout temps en nous appelant sans frais aux numéros de téléphone indiqués ci-dessous. Vous pouvez également joindre le Centre de relations avec les clients aux coordonnées ci-dessous.

Sans frais : 1 800 268-8186
Téléphone : 514 908-3212 (anglais) ou 514 908-3217 (français)
Télécopieur : 514 940-3511 ou 1 800 419-5119
Pour toute demande par courriel, écrivez à invest@dynamic.ca

9. Comment accéder à vos renseignements personnels ou les mettre à jour?

Nous vous donnerons accès à vos renseignements personnels sur demande. Vous pouvez également obtenir une liste des tiers à qui nous fournissons vos renseignements personnels. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander la modification ou la mise à jour de vos renseignements personnels à tout moment. Veuillez noter que nous pouvons seulement modifier les renseignements utilisés aux fins énoncées. Dans certains cas, nous pourrions ne pas pouvoir vous accorder un accès à des renseignements en particulier. Par exemple, les renseignements qui i) contiennent des références à d’autres personnes; ii) comportent des renseignements personnels confidentiels pour Fonds Dynamique ou ses sociétés affiliées; iii) ont été détruits ou dont l’obtention serait trop coûteuse.

10. Comment pouvons-nous vous aviser des modifications apportées à la présente Entente sur la confidentialité?

Nous pouvons modifier la présente entente en tout temps pour tenir compte des changements apportés à nos pratiques en ce qui a trait aux renseignements personnels. Nous publierons l’entente révisée sur notre site Web. Nous vous invitons à consulter cette section pour vous tenir informés. Si vous visitez notre site Web après la communication de modifications à la présente Entente sur la confidentialité, vous acceptez les modifications apportées.

11. Politiques et procédures concernant les renseignements personnels

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels, nous avons établi et mis en place des politiques et des procédures de gouvernance. Ces dernières ont été approuvées par le responsable mondial de la protection de la vie privée et sont sous la responsabilité du Bureau de la protection de la vie privée. Ces documents fournissent un cadre pour la conservation et la destruction des renseignements, définissent les rôles et les responsabilités des employés et prévoient une procédure afin de répondre aux demandes concernant la protection des renseignements. Une liste des politiques et des procédures est présentée ci-dessous :

1. Cadre de gestion du risque d’atteinte à la vie privée - Il présente une vue d’ensemble des principaux éléments de gouvernance liés à la surveillance et à la gestion du risque d’atteinte à la vie privée. Le cadre sous-tend les éléments importants des activités connexes et constitue un document source que doivent respecter les politiques et procédures relatives au risque d’atteinte à la vie privée.

2. Politique de gestion du risque d’atteinte à la vie privée -Elle décrit les politiques et les principes généraux de gestion du risque d’atteinte à la vie privée. La politique contribue à la gestion efficace et à l’atténuation des risques associés à la protection des renseignements personnels.

3. Matrice des rôles et des responsabilités du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée - Cet outil permet de déterminer les rôles et les responsabilités associés à chaque tâche.

4. Procédures d’accès aux renseignements personnels - Elles décrivent le cadre de traitement des demandes d’accès et des demandes de modification des renseignements personnels, conformément aux lois applicables. Les procédures d’accès font partie du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée.

5. Procédures de gouvernance de l’outil de gestion des problèmes relatifs à la vie privée - Un outil de gestion des problèmes relatifs à la vie privée est un système utilisé pour faire le suivi des incidents liés à la vie privée dans un endroit centralisé et pour communiquer ces données au personnel concerné. Les procédures de gouvernance décrivent la structure et le processus de prise de décision, de responsabilisation et de contrôle concernant les incidents liés à la vie privée qui sont suivis par l’outil.

6. Lignes directrices sur l’utilisation de RPIP (renseignements permettant d’identifier une personne) dans les initiatives numériques - Elles offrent un aperçu des questions relatives à la vie privée à prendre en considération lors de la conception de projets numériques comprenant des renseignements permettant d’identifier une personne. Elles aident les employés à différencier les utilisations de RPIP autorisées et interdites.

7. Procédures de gestion des incidents relatifs à la vie privée et des atteintes à la vie privée – Elles décrivent la manière de gérer les risques d’atteinte à la vie privée qui ont des répercussions sur la Banque et sur ses clients, ses employés ou d’autres personnes.

8. Procédures d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Elles décrivent les processus à suivre afin d’effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Elles font partie du Programme de gestion du risque d’atteinte à la vie privée de la Banque.

9. Politique sur la protection de la vie privée des employés - Elle définit la manière dont la Banque recueille, utilise, communique et gère les renseignements personnels des employés dans le cadre de l’administration de la relation d’emploi.

10. Politique de gestion des dossiers — Elle a pour objet d’établir des principes généraux à l’échelle de la Banque afin de faciliter la création, la récupération, l’utilisation, la mise à jour, la conservation et la disposition des dossiers d’une manière qui correspond aux priorités de la Banque et aux exigences réglementaires et juridiques.

12. Pour communiquer avec nous

Pour toute inquiétude liée aux risques d’atteinte à la vie privée, écrivez au Bureau de protection de la vie privée, à l’attention du Bureau de traitement des plaintes transférées :

Téléphone : 1-877-700-0043
Courriel : escalatedconcerns@scotiabank.com
Courrier : Bureau de protection de la vie privée,
à l’attention du Bureau de traitement
des plaintes transférées, Banque
Scotia 44, rue King Ouest
Toronto (Ontario) M5H 1H1

Si le résultat du processus ne vous a pas donné satisfaction, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada aux coordonnées suivantes :

30, rue Victoria Gatineau
(Québec) K1A 1H3

Téléphone sans frais : 1-800-282-1376
Tél. : 819-994-5444
ATS : 819 994-6591
www.priv.gc.ca

1. Gestion mondiale d’actifs Scotia est le nom de l’entreprise Gestion d’actifs 1832 S.E.C., une filiale de La Banque de Nouvelle-Écosse (Banque Scotia)